Société en formation : un acte non repris reste à la charge du signataire

Une société en formation prépare son activité avant son immatriculation. Elle peut notamment ouvrir un compte, signer un bail, acheter du matériel ou commander une prestation. Tant que l’immatriculation n’est pas réalisée, elle n’a toutefois pas de personnalité juridique. Les personnes qui signent les actes doivent donc les formaliser avec soin pour permettre leur reprise par la société.

À quel moment existe une société en formation ?

La période de formation commence lorsque le projet de constituer une société se traduit par des éléments concrets : accord entre les futurs associés, préparation des statuts, dépôt des apports, recherche d’un local ou démarches de financement. Elle ne dépend pas d’une date unique. L’intention de créer la société doit être suffisamment matérialisée par les démarches engagées.

Cette période s’achève avec l’immatriculation de la société au Registre du commerce et des sociétés (RCS), lorsque cette formalité est requise. L’immatriculation lui confère alors la personnalité morale : elle devient titulaire de son patrimoine, peut conclure des contrats et répond elle-même de ses obligations. Le Registre national des entreprises (RNE) centralise également les informations d’immatriculation selon la forme et l’activité exercée.

Avant cette étape, la dénomination sociale, le capital prévu ou le futur dirigeant ne suffisent pas à faire de la société une personne juridiquement autonome. Il est donc prudent de limiter la période de formation dans le temps. Une durée de moins de 6 mois facilite généralement le suivi des engagements, des justificatifs et des dépenses avancées.

Quels engagements peuvent être pris avant l’immatriculation ?

Les fondateurs peuvent accomplir les actes nécessaires à la constitution et au lancement de l’activité. Il peut s’agir du dépôt des apports sur un compte bloqué, de la désignation d’un commissaire aux apports, de la publication d’une annonce légale, de l’ouverture d’un compte bancaire ou de la souscription d’assurances professionnelles.

Des actes d’exploitation peuvent aussi être nécessaires avant le démarrage : bail commercial, achat de marchandises, de véhicules, de machines ou de logiciels, commande de prestations, voire embauche. Leur importance financière impose une rédaction rigoureuse. Plus un contrat engage la future entreprise dans la durée, plus le mécanisme de reprise doit être anticipé.

La mention qui relie le contrat à la future société

Un acte doit identifier sans ambiguïté la société projetée et préciser qu’il est conclu au nom et pour le compte de la société en formation. Le signataire doit également agir avec une qualité claire, par exemple en tant que futur associé mandaté. Cette mention ne le protège pas à elle seule : avant la reprise, il demeure engagé. Elle montre néanmoins que l’acte était destiné à la société future et facilite son transfert ultérieur.

Le contrat peut aussi prévoir une clause suspensive d’immatriculation. Cette précaution est utile pour un bail, une prestation de 10 000 € ou un achat conséquent. Elle organise les conséquences d’un échec ou d’un retard de la constitution, au lieu de laisser le cocontractant et le signataire face à un engagement mal défini.

La rédaction du contrat doit permettre de distinguer clairement les personnes concernées. Pour le fournisseur, le signataire peut être le débiteur immédiat. Pour les fondateurs, la signature peut créer une dette personnelle. Pour la future société, l’acte peut devenir un engagement repris après l’immatriculation. Vérifier la qualité du signataire, la mention de la société en formation et la procédure prévue évite de confondre ces situations.

Qui supporte les dettes tant que la société n’est pas immatriculée ?

La règle de départ est simple : la personne qui signe répond personnellement de l’acte. Si plusieurs personnes ont contracté, leur responsabilité peut être solidaire dans les sociétés commerciales, selon les conditions de l’engagement. Le créancier peut alors réclamer la totalité de la somme à l’un des signataires.

Dans les sociétés civiles, la logique est différente : les associés répondent en principe indéfiniment des dettes sociales à proportion de leur participation au capital. Ainsi, pour une dette de 10 000 € dans une société civile réunissant deux associés à parts égales, chacun peut être tenu à hauteur de 5 000 €, sous réserve des modalités précises du contrat et de la situation concernée.

La reprise de l’acte par la société après son immatriculation transfère l’engagement à cette dernière et libère les personnes qui l’avaient souscrit pour son compte. À l’inverse, un acte non repris reste à la charge du signataire. L’absence de mention adéquate, de mandat précis ou de décision formelle peut donc avoir un coût direct pour le fondateur.

Les trois voies pour faire reprendre les actes

La procédure dépend principalement de la date à laquelle l’acte a été conclu. Dans tous les cas, il faut conserver le contrat, les factures, les bons de commande et tout document prouvant qu’il a été conclu pour la société en formation.

L’état des actes annexé aux statuts

Les actes déjà signés avant les statuts doivent être listés avec suffisamment de précision : identité du cocontractant, date, nature de l’engagement, montant ou modalités financières. L’annexion de cet état aux statuts permet leur reprise automatique lors de l’immatriculation. Une formule vague telle que « frais et contrats de création » n’offre pas la même sécurité qu’un inventaire identifiable.

Le mandat précis et la décision expresse

Après la signature des statuts, les associés peuvent mandater une personne pour conclure certains actes. Le mandat peut figurer dans les statuts ou être établi séparément. Il doit définir les opérations autorisées, leur objet et, idéalement, leurs limites financières. Un mandat général expose à une contestation si l’acte signé dépasse ce qui était prévisible.

Enfin, la société immatriculée peut décider expressément de reprendre un acte oublié ou non couvert. Les associés compétents doivent adopter une résolution claire identifiant le contrat concerné et sa reprise. Cette voie de régularisation est utile, mais elle ne doit pas devenir une méthode de gestion courante : le cocontractant et le signataire ont intérêt à connaître rapidement le sort de l’engagement.

Frais avancés : remboursement et traitement comptable

Les dépenses engagées pour créer la société doivent être tracées dès le premier euro : facture au nom de la future société lorsque cela est possible, preuve de paiement, objet de la dépense et lien avec le projet. Après la reprise, la société peut rembourser l’associé qui a avancé les fonds. Selon la situation, la somme peut aussi être inscrite en compte courant d’associé dans l’attente du remboursement.

Les frais de constitution et de premier établissement peuvent être comptabilisés immédiatement en charges ou inscrits à l’actif au compte 201 « frais d’établissement ». Lorsqu’ils sont immobilisés, leur amortissement ne peut pas excéder 5 ans. Le choix dépend de la nature des dépenses et de la politique comptable retenue. Il mérite une validation adaptée auprès du professionnel qui tient ou supervise la comptabilité.

La vérification utile avant de déposer le dossier

• Recenser tous les contrats, commandes et dépenses déjà engagés.
• Contrôler la présence de la mention « au nom et pour le compte de la société en formation ».
• Annexer aux statuts un état détaillé des actes antérieurs à leur signature.
• Établir un mandat écrit et limité pour les actes à venir avant l’immatriculation.
• Conserver les justificatifs de paiement et préparer, si nécessaire, une décision expresse de reprise.

Cette organisation ne remplace pas l’analyse d’un professionnel pour un bail, une acquisition importante ou une situation conflictuelle. Elle réduit toutefois le risque principal : découvrir, après l’immatriculation, qu’un engagement censé appartenir à la société reste personnellement supporté par son signataire.